Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati.
La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento.
Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a .
La scheda Trova permette di cercare parole all'interno del testo. Se si seleziona questa opzione compare una casella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante Trova Successivo:
Word setaccia l'intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato.
Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca è utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova, in modo da avere una visione complessiva del testo.
Si può andare avanti nella ricerca premendo più volte il pulsante Trova successivo: il programma continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento.
La seconda scheda della finestra Trova è la scheda Sostituisci.
Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima è possibile specificare il termine che si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Si può decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un'altra parola utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un'unica operazione tutte le occorrenze della parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti .
Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome sbagliato e nella casella Sostituisci con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sarà modificato automaticamente in tutto il documento.
Trova e sostituisci: funzioni avanzate
La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilità di ricerca personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio, permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti.
Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nell'esatta sequenza di maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova .
Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorerà il termine ogni volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona.
Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute all'interno di altre parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente" anche all'interno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole.
L'opzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche attraverso l'introduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly.
Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che è possibile inserire per rendere specifica la ricerca. Selezionando il pulsante Speciale , infatti, è possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri disponibili associati alla loro funzione di ricerca.
Infine, è possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo.
Per questa opzione non è necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova , in quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano.