Si tratta di una funzionalità di Word che permette di creare modelli di stampa predefiniti, per esempio lettere circolari, da completare ogni volta con dei dati specifici, per esempio indirizzi di singoli destinatari.
Nella stampa unione si unisce un documento Word, che contiene le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe (il documento principale) con un altro documento, definito origine dati, che contiene l'archivio con i dati specifici da utilizzare per ogni singola stampa. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati.
Se immaginiamo di realizzare una lettera commerciale da inviare a più destinatari contemporaneamente, per esempio, il documento principale sarebbe costituito dal corpo della lettera, mentre l'origine dei dati potrebbe essere rappresentata da un database di Access in cui sono raccolti i dati (nomi e indirizzi) dei destinatari.
Per utilizzare le funzioni di stampa unione, è necessario per prima cosa creare con Word il documento principale, per esempio una lettera, da utilizzare come modello per la stampa.
Dopo aver preparato il documento, scegliete il comando Strumenti à Lettere e indirizzi à Creazione guidata Stampa unione.
Verrà aperto il riquadro attività di Word XP con la creazione guidata della stampa unione, che si compone di 6 passaggi. Nel primo passaggio si sceglie il tipo di documento al quale si sta lavorando (Lettere, E-mail, Etichette, etc.), nel secondo passaggio invece si sceglie qual è il documento di partenza. E' possibile usare il documento corrente oppure aprire un documento di Word già realizzato o in alternativa aprire un modello di documento.
In questo modo è possibile passare al terzo punto della creazione guidata e scegliere i destinatari della stampa unione, che potranno essere prelevati da un elenco esistente, dalla rubrica dei contatti di Outlook oppure in alternativa è possibile creare un nuovo elenco.
Per creare un nuovo elenco fare clic sul pulsante Crea. dopo aver scelto l'opzione opportuna e verrà mostrata la finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi. Dopo aver inserito i contatti basta fare clic sul pulsante Chiudi in basso a destra e il programma chiederà di salvare l'origine dati (la cartella predefinita per il salvataggio è Origine dati utente all'interno di Documenti, per il sistema operativo Windows XP).
Dopo aver salvato il file di archivio dei destinatari, compare automaticamente una finestra che mostra, in forma tabellare, i dati immessi. Dopo aver controllato l'esattezza dei dati, cliccare su OK .
Si ritorna così al passaggio 3, dove adesso è automaticamente selezionato Usa elenco esistente , dove per elenco esistente, si intende quello appena creato.
Nel quarto passaggio bisogna posizionare i campi nella lettera, ossia indicare al programma dove deve scrivere i dati dei destinatari; il metodo più opportuno per l'inserimento dei campi unione è utilizzare il pulsante Altro
. presente sulla barra degli strumenti Stampa unione.
Campo unione
Un campo unione è un segnaposto, per esempio "Nome" o "Città", per informazioni che saranno unite nel documento principale dall'origine dati. Il campo unione "Città", per esempio, potrebbe diventare "Modugno".
Per inserire un campo unione posizionatevi con il puntatore nel punto desiderato e fate clic, quindi selezionare il pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa unione; apparirà la finestra di dialogo mostrata in figura, attraverso la quale è possibile scegliere quale campo inserire.
Una volta scelto il tipo di campo unione che si vuole inserire, per esempio Cognome, all'interno del documento viene inserita un'area attiva: quest'area è in grado di prelevare le informazioni dal documento di origine dati e immetterle all'interno del documento principale: in questo modo ogni documento potrà contenere un Cognome di destinatario diverso.
Al termine della procedura di inserimento dei campi è possibile andare al passaggio 5 della procedura guidata della Stampa unione.
In questo passaggio è possibile avere un'anteprima dei record uniti, in modo tale da poter effettuare le opportune correzioni al documento. E' anche possibile modificare l'elenco dei destinatari, nel caso in cui sia per esempio necessario escludere un destinatario inserito per sbaglio.
Una volta completate le operazioni nell'anteprima si può andare all'ultimo passaggio, in cui è possibile stampare direttamente tutti i documenti generati dall'unione del documento con l'elenco realizzato oppure modificare le singole lettere.
La stessa operazione può essere compiuta dalla barra degli strumenti Stampa unione facendo clic sul pulsante Unisci alla stampante
o sul pulsante Unisci in nuovo documento
.