Word permette di eseguire una copia od uno spostamento all'interno del singolo documento, tra due documenti dello stesso programma, tra documenti di programmi diversi nello stesso computer, tra file posti su computer diversi (purché in rete).
La differenza fra copia e spostamento è che lo spostamento elimina le informazioni dal luogo originale per inserirle in un'altra posizione, mentre la copia crea un duplicato dell'informazione stessa.
La procedura è molto simile e consiste nel selezionare l'oggetto, zona di testo o porzione di dati che ci interessa trasferire, copiarli o tagliarli, spostarci nella zona di destinazione ed incollarli.
Quando copiamo o tagliamo un dato questo viene momentaneamente archiviato in una zona della memoria che Windows chiama Appunti: il comando Incolla non fa altro che copiare nel punto indicato dal cursore l'informazione che è presente in questa zona.
Per effettuare una copia possiamo scegliere fra:
la voce copia dal menu Modifica
fare un clic sull'icona copia
premere i tasti Ctrl+C
trascinare l'oggetto con il mouse tenendo premuto il tasto Ctrl ed il clic sinistro
Per effettuare uno spostamento possiamo scegliere fra:
la voce taglia dal menu Modifica
fare un clic sull'icona taglia
premere i tasti Ctrl+X
trascinare l'oggetto con il mouse tenendo premuto il tasto Ctrl ed il clic sinistro
Per incollare dobbiamo spostarci nel punto del foglio desiderato, oppure su un nuovo foglio di lavoro (anche in un programma diverso) e scegliere fra:
la voce incolla dal menu Modifica
fare un clic sull'icona incolla
premere i tasti Ctrl+V mollare il clic sinistro e il tasto Ctrl.
Nelle precedenti versioni di Word il limite di questa operazione consisteva nel fatto che gli appunti potevano contenere una sola informazione tagliata o copiata, ovvero un secondo taglia o copia sostituiva ciò che era stato memorizzato in precedenza; ora questo limite è stato superato e possiamo immagazzinare più copie o tagli e successivamente selezionare negli Appunti l'oggetto che vogliamo incollare.
Per usufruire di questa possibilità' dobbiamo richiamare la Barra degli Appunti, raggiungibile alla voce Barre degli strumenti del menu Visualizza.
Abbiamo copiato in memoria uno alla volta i nomi di tre famosi personaggi dei fumetti e sulla barra degli Appunti appaiono i tre simboli che contraddistinguono i tre oggetti copiati: se ci spostiamo con il mouse su ognuno degli oggetti possiamo leggere una loro breve descrizione e decidere cosi' quale incollare. Possiamo anche decidere di cancellare uno degli oggetti precedentemente copiati o tagliati o, addirittura di incollarli tutti.
Torniamo al nostro documento aperto e selezioniamo solo le prime due pagine del documento; per fare ciò utilizziamo una combinazione di tasti che ci consente di selezionare i dati dal punto in cui si trova il cursore fino all'inizio di un documento.
Posizioniamoci con il cursore alla fine della seconda pagina e premiamo contemporaneamente i tasti Ctrl+Maiusc+Home dove Home corrisponde al tasto sopra a Fine.
Una volta selezionato il testo copiamolo con il pulsante Copia, apriamo poi un nuovo documento cliccando sul pulsante Nuovo e clicchiamo sul pulsante Incolla dopo di che salviamo il file con il nome Comporre un testo ridotto.doc nella cartella C:\Documenti\Nome_Cognome\Esercitazioni
A questo punto abbiamo due documenti aperti e, visto che il vecchio non ci interessa più, possiamo richiamarlo e chiuderlo.
Sulla barra delle applicazioni sono visualizzate le due icone che contraddistinguono i due documenti aperti; per spostarci da uno all'altro è sufficiente cliccare sul documento che ci interessa.
Clicchiamo sull'icona del documento Comporre un testo.doc e chiudiamolo.
Altra maniera per passare da un documento aperto ad un altro è quello di usare il menu Finestra e poi cliccare sul nome del documento che si vuole portare in primo piano: in questo modo ci spostiamo solo fra i documenti aperti di Word, mentre, operando sulla barra delle applicazioni, passiamo a qualsiasi documento aperto indipendentemente dal programma a cui appartiene.
Altra soluzione per chiudere un documento: dalla barra delle applicazioni clicchiamo con il destro del mouse sul nome del documento da chiudere e nella finestra delle proprietà scegliamo Chiudi.